ALGEMENE VOORWAARDEN – MAGIC MOMENTS EVENTS

(Inclusief Vakiva – jongerenvakanties 6 t.e.m. 14 jaar)

Artikel 1 – Organisatie

Magic Moments Events is een feitelijke vereniging die vakanties, evenementen, reizen en groepsactiviteiten organiseert voor gezinnen, kinderen, jongeren en volwassenen.

Zetel: Acacialaan 6 bus 38, 2620 Hemiksem
Registratienummer Verenigingsloket Vlaamse Overheid: V0016043
Niet btw-plichtig.

Vakiva is de jeugdafdeling van Magic Moments Events en organiseert vakanties en meerdaagse reizen speciaal voor kinderen van 6 t.e.m. 14 jaar, onder toezicht en eindverantwoordelijkheid van Magic Moments Events.

Artikel 2 – Inschrijvingen

Inschrijvingen verlopen uitsluitend via:

  • het officiële online inschrijvingsformulier, of

  • het digitaal inschrijvingskanaal van Magic Moments Events.

Een inschrijving wordt pas definitief indien:

  1. het inschrijvingsformulier volledig is ingevuld, én

  2. de vereiste betaling (volledig of voorschot) tijdig ontvangen is.

Het aantal beschikbare plaatsen per activiteit is beperkt.
Inschrijvingen worden verwerkt in volgorde van betaling.

Door in te schrijven verklaart de deelnemer (of ouder/voogd bij minderjarigen) zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 3 – Betalingen

1. Betalingsmethoden

Betalingen kunnen uitgevoerd worden via:

  • overschrijving naar het officiële rekeningnummer van Magic Moments Events;

  • Bancontact via de website, indien online inschrijven mogelijk is.

Rekeningnummer:
BE12 8760 3927 1492 – BIC MBWMBEBBXXX (MeDirect Bank)

2. Vakanties & meerdaagse reizen

  • 30% voorschot binnen 7 kalenderdagen na inschrijving.

  • Openstaand saldo uiterlijk 30 kalenderdagen vóór vertrek.

Indien het voorschot niet tijdig wordt betaald, kan de plaats worden vrijgegeven.

3. Eendaagse evenementen

  • Volledige betaling binnen 14 kalenderdagen na inschrijving.

4. Betalingen ter plaatse

Enkel toegestaan voor vooraf duidelijk gecommuniceerde artikelen of diensten
zoals drankkaarten, eetbonnen, merchandising of tombola’s.

Artikel 4 – Afbetalingsplan (enkel vakanties / meerdaagse reizen)

Voor vakanties en meerdaagse reizen is een afbetalingsplan mogelijk:

  • Enkel via het officiële aanvraagformulier.

  • Niet automatisch: elke aanvraag wordt individueel beoordeeld.

  • Bij goedkeuring ontvangt de deelnemer een persoonlijk betalingsplan.

  • Laattijdige betaling van eender welke termijn
    ➝ afbetalingsplan vervalt onmiddellijk
    ➝ volledig openstaand bedrag is onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 5 – Annulaties

Annulatie door de deelnemer

  • Annulaties binnen 30 kalenderdagen vóór de start van een vakantie, reis of evenement
    ➝ geen terugbetaling, ongeacht de reden
    (tenzij de activiteit door de organisatie wordt geannuleerd).

  • Annulaties meer dan 30 kalenderdagen vóór aanvang:
    ➝ 100% terugbetaling, maar uitsluitend bij ziekte én mits doktersattest.

  • Indien de deelnemer nog niet heeft betaald, blijft het volledige deelnamebedrag verschuldigd.

Annulatie door Magic Moments Events

Bij onvoldoende inschrijvingen of omstandigheden van overmacht
(pandemie, ziekte van begeleiders, extreme weersomstandigheden, brand, technische problemen, overheidsmaatregelen, enz.) kan Magic Moments Events:

  • de activiteit verplaatsen,

  • een waardebon toekennen, of

  • het betaalde bedrag geheel of gedeeltelijk terugbetalen.

Er is geen recht op aanvullende schadevergoeding.

Artikel 6 – Deelnamevoorwaarden

Deelname gebeurt volledig op eigen verantwoordelijkheid.

Voor minderjarigen is schriftelijke toestemming van een ouder/voogd verplicht.
Voor Vakiva geldt de verplichte leeftijdscategorie 6 t.e.m. 14 jaar.

Magic Moments Events behoudt het recht om:

  • deelname te weigeren,

  • deelname vroegtijdig te beëindigen

wanneer de veiligheid, orde of het groepsbelang in het gedrang komt.

Alle deelnemers moeten de instructies van begeleiders, monitoren of vrijwilligers strikt opvolgen.

Artikel 7 – Aansprakelijkheid en verzekeringen

Magic Moments Events is niet aansprakelijk voor:

  • persoonlijke ongevallen, letsels of schade tijdens activiteiten;

  • verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen;

  • wijzigingen of annulaties door derden of overmacht.

Deelnemers dienen te beschikken over:

  • een geldige ziekteverzekering,

  • een reisverzekering (bij reizen),

  • een annulatieverzekering (optioneel maar aanbevolen).

Aansprakelijkheid van de organisatie is enkel mogelijk bij bewezen zware fout of opzet, en uitsluitend voor directe schade.

Verzekeringen per type activiteit

Vakiva (jeugdvakanties 6–14 jaar)

  • Er is een groepsverzekering voorzien voor elke Vakiva-vakantie.

  • Kinderen én vrijwilligers zijn automatisch mee verzekerd volgens de polisvoorwaarden.

Magic Moments Events – overige vakanties & eendaagse evenementen

  • Enkel de vrijwilligers zijn verzekerd via de vrijwilligersverzekering van Magic Moments Events.

  • Deelnemers worden aangemoedigd om zelf een persoonlijke ongevallen-, reis- of annulatieverzekering af te sluiten.

Artikel 8 – Gedragscode

Deelnemers moeten zich steeds respectvol gedragen tegenover:

  • mededeelnemers,

  • begeleiders en monitoren,

  • vrijwilligers,

  • derden/bewoners van locaties waar activiteiten plaatsvinden.

Ongewenst gedrag zoals agressie, pesten, overmatig alcoholgebruik, drugsgebruik of het weigeren van instructies kan leiden tot:

  • onmiddellijke uitsluiting,

  • zonder recht op terugbetaling.

Bij herhaald ongewenst gedrag kan deelname aan toekomstige activiteiten worden geweigerd.

Artikel 9 – Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor:

  • interne verslaggeving,

  • sociale media,

  • website,

  • promotionele doeleinden,

  • drukwerk.

Wie niet gefotografeerd wil worden, moet dit vooraf schriftelijk melden via e-mail.

Voor Vakiva wordt foto- en videomateriaal steeds verwerkt met extra aandacht voor de privacy van minderjarigen.

Artikel 10 – Privacy

Magic Moments Events verwerkt persoonsgegevens conform de GDPR-wetgeving.

Gegevens worden nooit gedeeld met derden zonder toestemming, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Voor Vakiva worden medische fiches, noodcontacten en toestemmingsdocumenten strikt vertrouwelijk en beveiligd behandeld.

Artikel 11 – Overmacht

Bij overmacht kan de organisatie:

  • de activiteit verplaatsen,

  • een waardebon aanbieden,

  • of (gedeeltelijke) terugbetaling uitvoeren.

Er bestaat geen recht op bijkomende schadevergoeding.

Artikel 12 – Geschillen

Geschillen worden eerst in onderling overleg besproken.
Indien geen akkoord mogelijk is, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd.

📌 Aanvaarding

Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer zich volledig akkoord met deze Algemene Voorwaarden.
Deze voorwaarden gelden voor:

  • alle activiteiten van Magic Moments Events, én

  • alle jongerenvakanties en meerdaagse reizen onder Vakiva.