PRIVACYVERKLARING – MAGIC MOMENTS EVENTS

(Inclusief Vakiva – jongerenvakanties 6 t.e.m. 14 jaar)

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Magic Moments Events
Zetel: Acacialaan 6 bus 38, 2620 Hemiksem
E-mail: magicmomentsevents@gmail.com (of ander mailadres dat jij kiest)
Tel: 0471 05 38 16
Registratienummer Verenigingsloket Vlaamse Overheid: V0016043

Magic Moments Events omvat ook Vakiva, de jongerenafdeling (6–14 jaar), waarvoor dezelfde privacyregels gelden, met extra bescherming voor minderjarigen.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij inschrijvingen voor activiteiten, evenementen, vakanties en Vakiva-jongerenreizen verzamelen wij de volgende gegevens:

Identificatiegegevens

• Naam
  
• Adres
  
• Geboortedatum
  
• (Bij Vakiva: gegevens van ouder/voogd)
  

Contactgegevens

• Telefoonnummer
  
• E-mailadres
  

Medische informatie (optioneel en vrijwillig)

Alleen wanneer relevant voor veiligheid of begeleiding, zoals:

• allergieën
  
• aandoeningen
  
• medicatie-informatie
  
• aandachtspunten bij minderjarigen
  

Betalingsgegevens

• Rekeningnummer
  
• Betalingsbewijs
  
• Informatie m.b.t. inschrijvingsstatus
  

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• organisatie, administratie en uitvoering van activiteiten, vakanties en reizen
  
• communicatie met deelnemers, ouders of voogden
  
• ledenadministratie & boekhouding
  
• medische veiligheid / noodsituaties tijdens activiteiten
  
• verzekeringsdoeleinden (bij Vakiva of andere activiteiten waar verzekering vereist is)
  

Deze verwerking is noodzakelijk om deelname mogelijk te maken.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• toestemming van de deelnemer of ouder/voogd (bij inschrijving)
  
• uitvoering van een overeenkomst (deelname aan activiteit of reis)
  
• gerechtvaardigd belang van de vereniging (organisatie, veiligheid, administratie)
  

5. Bewaartermijn

• Persoonsgegevens blijven bewaard zolang nodig voor organisatie, veiligheid en administratie van de activiteit.
  
• Medische gegevens worden maximaal tot het einde van de activiteit bewaard.
  
• Financiële gegevens worden bewaard gedurende 7 jaar, conform wettelijke boekhoudverplichtingen.
  

6. Delen van gegevens

Gegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij:

• dit wettelijk verplicht is (bv. verzekeringen, overheid),
  
• dit noodzakelijk is voor de organisatie van de activiteit (bv. groepsverzekering Vakiva),
  
• of de deelnemer hier vooraf toestemming voor geeft.
  

Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.

7. Beveiliging

Magic Moments Events neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies
  
• misbruik
  
• ongeoorloofde toegang
  

Dossiers met gegevens van minderjarigen worden extra beveiligd.

8. Rechten van de deelnemer

Elke deelnemer (en bij minderjarigen: de ouder/voogd) heeft het recht om:

• inzage te vragen in zijn/haar persoonsgegevens
  
• correctie of verwijdering te vragen
  
• verwerking te beperken
  
• bezwaar te maken tegen verwerking
  
• een kopie van gegevens te ontvangen (recht op overdraagbaarheid)
  

Aanvragen worden binnen 30 kalenderdagen behandeld.

9. Minderjarigen

Voor deelname aan Vakiva-activiteiten (6–14 jaar):

• worden gegevens enkel verwerkt met toestemming van de ouder/voogd
  
• worden medische fiches en noodcontacten gebruikt voor veiligheid
  
• geldt extra bescherming van privacy en beeldmateriaal
  
• worden deze gegevens nooit langer bewaard dan nodig
  

10. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van privacyrechten:

📧  info@magicmomentsevents.be
📞 0471 05 38 16

Laatste update: 25 november 2025